Candidature online
Mode d’emploi
Internet est depuis quelques années le point de rencontre essentiel entre recruteurs et candidats. Cabinets de recrutement en ligne, plateformes pour l’emploi, espace carrière des sites d’entreprises sont les outils privilégiés pour la recherche d’emploi. Si les procédures sont extrêmement standardisées, se distinguer des autres candidats nécessite un soin particulier et une bonne compréhension des mécanismes de sélection.
Astuces
Bien que la communication par e-mail soit souvent télégraphique, veillez à utiliser un langage soigné ainsi que les formules de politesse usuelles. Prenez garde à transmettre des pièces jointes respectant des formats standards.
L’envoi de dossiers de candidature par la poste est en passe de devenir définitivement obsolète. Que ce soit par email ou au travers de formulaires en ligne, Internet est désormais de loin le moyen privilégié en Suisse par les entreprises pour dénicher la perle rare. Instantanéité de l’envoi et de la réception des dossiers, simplification de leur traitement et de leur archivage, diminution des coûts ou opportunité d’une première évaluation des compétences informatiques: la candidature en ligne présente bien des avantages, tant pour les entreprises que pour les candidats. Et bien qu’il existe de nombreuses similitudes, certaines règles spécifiques au monde virtuel doivent être respectées afin de ne pas compromettre ses chances de succès.
L’envoi par email
Faire parvenir son dossier par e-mail peut sembler aux utilisateurs quotidien d’Internet d’une étonnante simplicité. Il est néanmoins essentiel de faire preuve d’un grand souci du détail et de vous mettre à la place du destinataire afin de lui faciliter la tâche.
Dans quel cas envoyer mon dossier par email ?
En règle générale, les offres d’emploi précisent par quel biais contacter l’employeur potentiel. Si tel n’est pas le cas, vous êtes seul juge quant au moyen qui vous semble approprié. Les préférences de l’entreprise peuvent être indiquées dans l’espace « Emploi » de son site web ou dans d’autres offres d’emploi publiées. Si le site web contient une rubrique dédiée aux candidatures en ligne, il est bien entendu recommandé de l’utiliser.
Lorsque vous envoyez votre dossier par email, il est préférable que vous connaissiez les coordonnées de votre destinataire. En effet, écrire à une adresse générale du type info@entreprise.com d’une part indique que vous n’avez pas fait l’effort de vous informer, d’autre part augmente nettement le risque que votre email ne soit pas lu ou ne soit pas transmis à « la bonne personne ». Prenez donc la peine de vous renseigner sur le site web ou auprès du service du personnel de l’entreprise afin de savoir à qui adresser votre candidature. Cela vous permettra en outre de nouer des contacts, de rassembler des informations et de poser des questions sur le poste. De plus, vous saurez à qui vous adresser si, après deux semaines d’attente, aucune réponse à votre candidature ne vous est parvenue. De votre côté, n’utilisez ni votre actuelle adresse email professionnelle, si vous en avez une, ni une adresse email personnelle trop familière ou à caractère humoristique. Optez plutôt pour une adresse neutre, composée de votre nom et prénom (par exemple jean.marti@provider.com).
Quelle doit être la structure de mon email ?
Tout d’abord, l’objet de votre email doit énoncer précisément le poste auquel vous faites référence ou le but de votre démarche, en cas de candidature spontanée (exemple : candidature de Jean Marti pour le poste de contrôleur de gestion). Ainsi le destinataire saura en un coup d’oeil quelle suite donner à votre email. Si tel n’est pas le cas, vous prenez le risque que ce dernier soit traité comme du courrier indésirable.
Ensuite se pose la question du corps du message. Deux solutions s’offrent à vous :
- Y placer votre lettre de motivation : la lettre de motivation doit être succincte et ne pas dépasser 1’200 caractères. Sa structure sera semblable à une lettre de motivation sur papier et inclura vos coordonnées en haut de page. Si vous copiez un texte depuis un programme de bureautique, la mise en page ne sera vraisemblablement pas conservée en l’état (problèmes de sauts de ligne, d’accents, de retraits, etc.) et vous devrez alors l’adapter.
- Rédiger un texte présentant le motif de votre démarche ainsi que les pièces jointes à votre correspondance : ce texte doit éveiller l’intérêt du recruteur très rapidement et l’inciter à consulter les documents en pièces jointes. Le risque de cette méthode est évidemment de rédiger un message sans intérêt afin de remplir le corps de l’email, mais permet en revanche de joindre une lettre de motivation en bonne et due forme. Par ailleurs, l’utilisation de pièces jointes vous permet de créer des mises en page plus sophistiquées que via votre compte de messagerie.
Bien que la communication par email soit généralement un tant soit peu télégraphique, il est préférable d’utiliser ici un langage soigné ainsi que les formules de politesse usuelles. Il va sans dire qu’un contenu ciblé et personnalisé s’avérera bien plus efficace qu’un « mass mailing » à toutes les entreprises de la région !
Certaines personnes vont jusqu’à intégrer leur CV (curriculum vitæ) dans le texte de l’email (en plus de le mettre en pièce jointe) afin que le recruteur n’ait pas besoin d’ouvrir d’autres fichiers. Malheureusement, le rendu visuel peut différer largement d’un compte de messagerie à l’autre et jouer en votre défaveur.
à la fin de votre message, pensez à inclure une « signature » contenant vos nom, prénom, adresse et numéro(s) de téléphone.
En ce qui concerne les pièces jointes, un curriculum vitae et une lettre de motivation sont normalement suffisants, pour autant qu’aucun autre document ne soit requis expressément dans l’offre d’emploi. Précisez toutefois que vous êtes disposé à fournir des documents supplémentaires si nécessaire.
Pour vous assurer que le message que vous avez écrit apparaîtra correctement sur l’ordinateur de votre destinataire, vous pouvez faire un essai en envoyant une première fois l’email à votre propre adresse. Ce sera également l’occasion de vérifier que vous avez inclus l’ensemble des pièces jointes demandées.
Lorsque vous êtes prêt à envoyer le message, pensez à activer la fonction « accusé de réception » de votre compte email. Vous recevrez ainsi un message de confirmation lorsque le destinataire aura reçu votre message.
Dans quel format envoyer mes documents ?
Vous avez probablement déjà fait l’expérience de recevoir des fichiers que vous n’êtes pas en mesure d’ouvrir faute de posséder le programme adéquat. Afin d’éviter ce type de complications, certains formats standards ont vu le jour, notamment le fameux PDF (Portable Document Format) ou le RTF (Rich Text Format), pour le texte.
Consultable à l’aide d’un programme téléchargeable gratuitement sur Internet, léger et garantissant que chaque utilisateur ouvrant un même fichier ait un rendu visuel semblable à l’écran, ce format constitue votre meilleur allié ! Il est bien entendu possible d’utiliser d’autres formats (DOC pour les textes, JPG pour les images…), mais il existe alors toujours un risque que le destinataire de votre email ne possède pas les mêmes versions des programmes que vous avez utilisés, ou ne possède tout simplement aucun programme permettant de lire ces fichiers.
Selon le poste convoité, vous pouvez profiter de démontrer votre sens de la communication ou votre maîtrise des logiciels informatiques courants en créant des fichiers plus sophistiqués, par exemple comprenant une table des matières interactive (dans le cas de documents multiples). Mais faites en sorte que, même en imprimant votre dossier en noir et blanc, le contenu soit clairement lisible. Si vous scannez des documents, vérifiez également que leur qualité soit suffisamment élevée.
Si vous souhaitez transmettre de nombreux documents (CV, lettre de motivation, certificats de travail, diplômes obtenus, etc.) au recruteur, vous pouvez les rassembler au sein d’un seul fichier aux pages numérotées. La lecture de votre dossier en sera nettement plus aisée et son impression sera réalisable en un seul clic. Les fichiers au format PDF n’étant pas modifiables à l’aide de logiciels gratuits, vous devrez tout d’abord rassembler tous vos documents dans un fichier Word, par exemple, avant de convertir ce dernier en PDF.
Si toutefois vous envoyez plusieurs fichiers, pensez à les nommer de manière à ce que leur contenu soit identifiable sans devoir les ouvrir un par un (par exemple certificat_entreprise_jean_marti.pdf).
Enfin, sachant que, si votre dossier intéresse le recruteur, ce dernier l’imprimera vraisemblablement, faites vous-même une « impression test » pour contrôler le rendu visuel.
Chaque fournisseur d’accès impose des limites pour la taille des emails entrant. Bien qu’elle soit en général d’environ 10 MB, il est mieux de restreindre vos envois à moins de 2 MB. Il arrive que des indications plus précises concernant la taille maximale des messages soient inscrites directement dans l’offre d’emploi.
Les formulaires en ligne
Les cabinets de recrutement et les sites pour l’emploi, de même que les entreprises multinationales, dont les besoins en recrutement sont souvent très importants, ont pour la plupart mis en place des outils de sélection en ligne se présentant sous forme de formulaires à remplir. Les dossiers déposés sont alors d’une part transmis au collaborateur en charge du recrutement pour le poste en question, mais sont également souvent accessibles à d’autres employés des ressources humaines à travers une base de données des dossiers. Ces derniers peuvent ultérieurement et pour un autre poste interroger cette base de données afin de trouver les candidats aux qualifications requises. Le fonctionnement est alors le même que lorsque vous effectuez une recherche sur un site web rassemblant des offres d’emploi: le recruteur sélectionne par exemple le niveau de formation minimum pour le poste, les langues ainsi que les années d’expérience nécessaires et certains mots clés ; les dossiers des candidats correspondant au profil recherché sont ensuite affichés à l’écran.
Lorsque vous avez affaire à un formulaire en ligne, vous devrez premièrement créer un compte sur le site en question et remplir des champs prédéfinis. Il s’agit d’adapter votre CV en fonction d’un standard propre à l’entreprise. Bien entendu, cela demande du temps, mais vous permet en revanche de disposer d’un vivier d’offres d’emploi. Vous pourrez ainsi postuler à différentes offres d’emplois et parfois dans plusieurs départements en envoyant une seule fois votre candidature.
Les raisons du succès
Plusieurs facteurs permettent d’expliquer le succès retentissant qu’ont connu les systèmes de recrutement en ligne ces dernières années, parmi lesquels la standardisation des candidatures. En effet, alors qu’auparavant les dossiers étaient largement différents les uns des autres et donc difficilement comparables, les entreprises disposant de formulaires en ligne ne sont confrontées qu’à un seul et même format. Imaginez par exemple la difficulté à juger de votre niveau d’anglais lorsqu’une personne indiquait « lu, écrit, parlé », une autre précisait son niveau selon le standard européen des niveaux de langues et une autre décrivait les expériences vécues dans un pays anglophone ! Ou encore lorsque des étudiants étrangers illustraient leur niveau d’études sans avoir pris la peine d’adapter les titres obtenus à la terminologie en vigueur en Suisse… Alors que certaines sociétés reçoivent quotidiennement des centaines de dossiers, pouvoir déterminer en quelques clics les plus pertinents constitue un atout inestimable.
Par ailleurs, la vitesse croissante à laquelle les employés changent d’entreprise ou de poste décuple l’utilité pour les entreprises de disposer d’un pool de candidats en tout temps. Ainsi, dès qu’un besoin en personnel est identifié, il est possible de consulter la base de données et de contacter les profils correspondants. C’est en suivant cette logique que certaines entreprises et certains cabinets de recrutement anticipent les besoins et publient des offres d’emploi en permanence, même s’il n’existe aucun poste correspondant au moment où vous consulter l’annonce. L’entreprise évite ainsi le temps de latence entre le dépôt de l’offre et la réception des candidatures, qui peut être assez long pour des profils très spécifiques.
Pour les plus petites entreprises, l’utilisation des formulaires en ligne via les sites pour l’emploi répond à un autre impératif : attirer un maximum de candidats! En effet, ne bénéficiant en général pas d’une grande visibilité au travers de leur site web et encore moins d’une réputation de « grands recruteurs », les PME peinent parfois à recruter du personnel ; il s’avère alors nécessaire de publier une annonce sur un site spécialisé, recevant quotidiennement la visite de plusieurs centaines ou milliers d’employés potentiels.
Comment se distinguer ?
La standardisation des dossiers a son corollaire pour les candidats : il devient de plus en plus difficile de se démarquer des autres et de se présenter comme l’employé rêvé. Deux maîtres mots doivent guider votre démarche : préparation et soin.
Une préparation sans faille
Après avoir repéré un poste pour lequel le dépôt des candidatures se déroule en ligne, la première chose à faire est de consulter le site de l’entreprise pour connaître les détails du processus de sélection et trouver les réponses aux questions que vous vous posez (quels documents joindre ? puis-je sauvegarder mes candidatures incomplètes ? une lettre de motivation est-elle requise ?). Une rubrique « FAQ » est parfois prévue à cet effet.
Vous pourrez ensuite préparer les documents requis hors ligne sans vous presser et sans risquer une déconnexion du site ou autre problème technique. En règle générale, un CV actualisé et ciblé de même qu’une lettre de motivation pour le poste seront suffisants.
Le temps nécessaire à remplir un formulaire en ligne peut être évalué à environ 30 minutes, pour autant que vous vous y soyez préparé et que vous vous trouviez dans un environnement propice (bureau, bibliothèque, salle d’informatique de l’Université, etc.).
Soyez méticuleux
Lorsqu’on se retrouve face à un formulaire sur Internet, il est parfois difficile de remplir les champs de manière consciencieuse et de ne pas tomber dans un style éminemment impersonnel. Or bien que vous ayez affaire à un système informatisé, au bout du compte, souvenez-vous que votre dossier sera consulté par un recruteur en chair et en os. Il n’y a donc aucune raison de décrire vos expériences professionnelles ou de rédiger votre lettre de motivation dans un style radicalement différent de ce que vous feriez si vous répondiez à une annonce par courrier postal. Formule de politesse et proposition de rencontre en fin de texte sont par conséquent de rigueur.
Étant donné que les informations que vous inscrivez peuvent être utilisées lors d’une recherche par un responsable des ressources humaines dans la base de données des candidats, il est essentiel de vous adapter à la terminologie en vigueur au sein de l’entreprise et surtout d’utiliser des termes précis ainsi, un recruteur n’utilisera pas comme mots clés les termes « Master HEC Lausanne », puisque cela correspond à de nombreuses formations et à quantité de dossiers, mais préférera des mots clés précis, se référant à la spécialisation des candidats ou à leur précédente fonction ; les dossiers présélectionnés seront alors en adéquation avec les nécessités du poste en question, et surtout ne seront pas trop nombreux !
En renseignant un maximum de champs avec des informations complètes et pertinentes, vous augmentez donc non seulement les chances que votre dossier soit retenu pour le poste visé, mais également les possibilités d’être contacté par l’entreprise pour une autre position.
Pour certains éléments de votre candidature, des espaces sont à votre disposition afin d’insérer du texte. C’est le moyen idéal de vous démarquer. Si 2’000 diplômés ont effectué la même formation que vous cette année, vous êtes le seul à avoir travaillé dans telle fiduciaire, à avoir fait partie de telle association d’étudiants ou à avoir eu telles responsabilités. Profitez donc de cette occasion pour vous démarquer.
Le candidat a en général l’opportunité d’introduire une lettre de motivation dans un champ texte. Même lorsqu’elle est optionnelle, il est préférable de faire usage de cette possibilité. Vous pouvez la rédiger à l’avance et la copier le moment venu afin d’éviter un stress superflu, d’éviter les fautes d’inattention et de gagner du temps. À nouveau, utilisez des mots clés pour accrocher le recruteur et évitez de vous noyer dans des détails inutiles. En effet, vous ne disposerez la plupart du temps que d’un nombre de caractères limité.
Pour finir, avant d’envoyer votre candidature, effectuez une relecture méticuleuse des informations que vous avez entrées afin de corriger les éventuelles erreurs ou imprécisions.
Penser à l’étape suivante
Il est important de conserver les informations relatives à votre candidature. Vous pouvez donc sauvegarder sur votre ordinateur toutes les données que vous avez envoyées, afin de pouvoir, le cas échéant, reconstituer vos échanges avec la personne en charge de votre dossier. Le fait de ne plus vous souvenir des arguments utilisés dans le formulaire pour vous présenter projettera de vous une impression très peu professionnelle et vous procurera inutilement un sentiment d’insécurité.
Si vous obtenez un Log In, il vous sera probablement possible d’actualiser les données par la suite et d’éviter de recommencer à zéro. Aussi profitez de cette possibilité pour mettre régulièrement vos données à jour!
Comme nous l’avons déjà mentionné ci-dessus, le temps de réaction peut être très court. Préparez vous donc à recevoir une réponse dans les plus brefs délais.
